Tableau de bord RH : 12 KPI, 3 exemples et les obligations légales (2026)

Qu’est-ce qu’un tableau de bord RH ?

C’est l’outil de pilotage des ressources humaines. Il réunit une douzaine d’indicateurs au plus, chacun calculé toujours de la même façon, comparé à un objectif, à un budget ou à l’année précédente, et mis à jour sans ressaisie. Il répond à trois questions : avons-nous les bonnes personnes, combien coûtent-elles, et qui risque de partir ?

Les chiffres existent déjà : dans le logiciel de paie, dans le SIRH, dans l’outil de gestion des temps et dans des fichiers Excel. Le travail consiste à les réunir, à écrire une définition commune (qu’est-ce qu’un départ, une absence, un ETP) et à décider qui a le droit de voir quoi.

Tableau de bord RH, tableau de bord social, bilan social

• Le bilan social est un document obligatoire à partir de 300 salariés, présenté chaque année au CSE, avec des indicateurs fixés par le Code du travail.
• La BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales) est obligatoire dès 50 salariés : elle rassemble les informations que l’employeur doit au CSE.
• Le tableau de bord social désigne, selon les entreprises, l’un ou l’autre : un extrait du bilan social, ou un tableau de bord RH orienté climat social (absences, départs, accidents).
• Le tableau de bord RH est un outil interne et libre, lu chaque mois pour décider. Il peut alimenter les documents obligatoires, pas les remplacer.

Comment faire un tableau de bord RH, en cinq étapes

1. Choisir les lecteurs. Direction, DRH, managers : chacun sa page, chacun son niveau de détail.
2. Écrire les définitions. Une ligne par indicateur : formule, contrats inclus, motifs d’absence comptés, période. C’est le document qui met fin aux débats.
3. Brancher les sources. Paie, SIRH, gestion des temps, et les fichiers Excel du budget et des plans de recrutement et de formation.
4. Décider qui voit quoi. Une table qui rattache chaque manager à ses services, et la liste des données qui ne sortent pas du service RH.
5. Rapprocher avant de diffuser. L’effectif et la masse salariale du tableau de bord doivent retrouver ceux de la paie sur deux ou trois mois passés.

Les 12 indicateurs RH clés : formule et source

Ces douze indicateurs couvrent les effectifs (1 à 5), le coût (6 à 8), les compétences (9 et 10), l’égalité et la sécurité (11 et 12). Une entreprise de moins de 50 salariés peut s’en tenir à cinq ou six. La source indiquée est la plus courante, la vôtre peut différer.

D’où viennent les chiffres

• Le logiciel de paie (Silae, Sage Paie, PayFit, Cegid…) porte les contrats, les salaires, les primes, les heures et les absences payées. Selon le logiciel et son hébergement, Power BI lit la base directement, passe par l’interface de programmation (API) d’un logiciel en ligne, ou lit un export planifié.
• La DSN (déclaration sociale nominative) est produite chaque mois par le logiciel de paie, par tous les employeurs, dans un format national identique pour tous : contrats, rémunérations, arrêts de travail, fins de contrat. Quand la paie ne s’ouvre pas facilement, c’est une source commune et stable.
• Le SIRH (Lucca, Factorial, Eurecia…) porte souvent l’organigramme, les entretiens, la formation et les demandes d’absence.
• La gestion des temps (GTA) donne les heures réellement travaillées, utiles à l’absentéisme et aux accidents du travail.
• Excel porte presque toujours le budget de masse salariale, le plan de recrutement, le plan de formation et la table qui rattache chaque service à son manager.

Calculez votre turnover et votre absentéisme

Prenez l’effectif au début et à la fin de la période, les entrées et les sorties dans votre logiciel de paie, et les jours d’absence dans votre outil de gestion des temps. Comptez environ 21 jours ouvrés par mois. Les valeurs déjà saisies sont celles de l’entreprise fictive des exemples ci-dessous, de janvier à septembre.

Il n’existe pas de formule officielle du turnover ni de l’absentéisme : chaque baromètre publié a la sienne. Comparez-vous à un chiffre extérieur seulement si vous savez quels contrats, quels motifs d’absence et quel dénominateur il retient. Le plus utile reste de vous comparer à vous-même, mois après mois, avec une définition écrite.

Trois tableaux de bord RH types

Trois lecteurs, trois rapports, les mêmes données. Les chiffres sont ceux d’une PME fictive de 240 salariés répartis en quatre services, cumulés à fin septembre. Ils sont cohérents d’un exemple à l’autre. Changez de page, basculez entre budget (ou objectif) et N-1, survolez les barres.

La masse salariale est aussi la première ligne du compte de résultat : elle se retrouve dans le tableau de bord financier. Les autres métiers sont présentés dans le guide Tableau de bord Power BI : 8 exemples par métier, et les ventes dans le tableau de bord commercial. Pour réunir effectif, finances et ventes sur une page de direction, voyez le tableau de bord de gestion.

Index de l’égalité professionnelle et obligations légales

Un tableau de bord RH n’est pas obligatoire. Plusieurs documents le sont, selon l’effectif, et un bon tableau de bord les prépare au lieu de les refaire chaque année à la main. Voici les principaux, vérifiés le 3 novembre 2026.

L’index de l’égalité professionnelle

De 50 à 250 salariés, l’index additionne quatre indicateurs : l’écart de rémunération entre femmes et hommes (40 points), l’écart de taux d’augmentations individuelles (35 points), la part de salariées augmentées à leur retour de congé maternité (15 points) et le nombre de personnes du sexe sous-représenté parmi les 10 plus hautes rémunérations (10 points). À partir de 251 salariés, l’écart de taux de promotions s’ajoute (15 points) et les augmentations passent à 20 points.

• Moins de 75 points : mesures de correction obligatoires, y compris, le cas échéant, de rattrapage salarial. Trois années de suite sous ce seuil peuvent être sanctionnées.
• De 75 à 85 points : objectifs de progression à fixer pour chaque indicateur qui n’a pas la note maximale.
• 85 points et plus : pas de mesure supplémentaire liée au résultat.
• Ne pas déclarer l’index : la sanction peut atteindre 1 % des rémunérations versées.

L’index se calcule une fois par an, sur une période de 12 mois. Un tableau de bord qui suit ses indicateurs en cours d’année évite la surprise de février : dans l’exemple 1, on voit dès l’automne que les 10 plus hautes rémunérations coûtent 5 points.

Ce qui pourrait changer : la transparence salariale

La directive européenne 2023/970 sur la transparence des rémunérations, adoptée le 10 mai 2023, devait être transposée au plus tard le 7 juin 2026. En France, le projet de loi a été présenté en Conseil des ministres le 10 septembre 2026 ; il doit encore être examiné par le Parlement et n’est donc pas en vigueur au 3 novembre 2026 : la France a dépassé l’échéance de juin, aucune date d’entrée en vigueur n’est fixée, et le texte peut encore changer. Dans sa version présentée, il prévoit un index renforcé, avec un nouvel indicateur sur les écarts de rémunération entre salariés qui font un travail égal ou de valeur égale, et les six premiers indicateurs pré-calculés à partir de la DSN. Les obligations et les échéances varieraient selon l’effectif, notamment entre 50 et 99 salariés et à partir de 100. Il prévoit aussi d’indiquer la rémunération proposée ou sa fourchette au recrutement, sans plus demander au candidat son salaire actuel ou passé.

Conséquence pratique : classer dès maintenant les postes par niveau et par famille dans le SIRH ou dans un fichier tenu à jour. C’est la donnée qui manquera le plus souvent pour comparer des « travaux de valeur égale », et un tableau de bord RH peut la contrôler chaque mois.

Confidentialité des données RH dans Power BI

Les données RH sont les plus sensibles de l’entreprise : salaires, arrêts de travail, motifs de départ. Le RGPD impose de n’en traiter que ce qui est nécessaire et de limiter l’accès aux personnes habilitées. Dans Power BI, cela se règle à quatre niveaux.

1. Ne pas charger ce qui ne sert pas. Pas de numéro de sécurité sociale, d’adresse ni de coordonnées bancaires dans le modèle : aucun indicateur n’en a besoin. Pour les absences, une catégorie (maladie, accident du travail) suffit. Un matricule remplace le nom dans les pages agrégées.
2. Filtrer les lignes selon la personne connectée. La sécurité au niveau des lignes (RLS) limite chaque manager à ses services, à partir d’une table qui associe son adresse de connexion à son périmètre (fonction USERPRINCIPALNAME()). Une seule règle sert à tous les managers.
3. Masquer des colonnes entières. La RLS filtre des lignes, pas des colonnes : un manager qui voit un salarié voit toutes ses colonnes. Le salaire individuel se masque avec la sécurité au niveau des objets (OLS), ou reste dans un modèle séparé réservé au service RH.
4. Donner le bon rôle dans l’espace de travail. La RLS ne s’applique qu’aux lecteurs. Un administrateur, un membre ou un contributeur de l’espace de travail voit tout. Les managers reçoivent donc le rapport en lecture seule, par une application Power BI ou un partage, jamais comme membres.

Le piège des petits effectifs

La RLS ne cache pas le détail derrière un total. Dans une équipe de trois personnes, le salaire moyen par sexe ou le nombre de jours d’arrêt du mois désigne quelqu’un. Fixez un nombre minimal de personnes, par exemple cinq, en dessous duquel une moyenne n’est pas affichée, et appliquez-le dans les mesures, pas à l’œil.

Ce que recommande la CNIL

• Définir des profils d’habilitation qui séparent les tâches et les domaines de responsabilité, selon le principe du moindre privilège.
• Revoir les habilitations au moins une fois par an, et retirer les droits dès qu’une personne n’est plus habilitée : un manager qui change de poste perd l’accès à son ancienne équipe.
• Respecter les durées de conservation des données RH : un historique chargé dans Power BI suit les mêmes durées que la source. La CNIL a publié un référentiel des durées de conservation RH le 2 avril 2026.

Chez Datafuji, l’accès à vos données se fait en lecture seule, et elles ne sont jamais transmises à un outil d’IA. La table des droits (qui voit quel service) reste dans un fichier tenu par la DRH : une réorganisation se règle sans toucher au rapport.

Les erreurs courantes

Confondre effectif, effectif moyen et ETP

Trois chiffres, trois usages. L’effectif à une date sert à l’organigramme, l’effectif moyen au turnover, l’ETP à l’absentéisme et au coût moyen. Un salarié à mi-temps compte pour une personne dans l’effectif et pour 0,5 en ETP : diviser une masse salariale par l’effectif fait baisser le coût moyen à tort. L’effectif qui déclenche les seuils légaux (50, 300 salariés) suit encore ses propres règles de calcul : ne le confondez pas avec celui du tableau de bord.

Perdre l’historique de l’organisation

Beaucoup de SIRH et de logiciels de paie donnent d’abord la situation du jour : le service actuel de chaque salarié. Si un salarié passe de la logistique à la production en juin, ses absences de mars basculent en production dans un rapport naïf. Il faut garder une photo mensuelle (le service, le manager et le temps de travail à chaque fin de mois). Alberto Ferrari et Marco Russo (SQLBI) traitent l’effectif à une date comme un cas d’« événements en cours » : un contrat compte à une date si elle tombe entre sa date d’entrée et sa date de sortie, ce qui se calcule sans table d’effectif tenue à la main.

Les autres pièges

• Deux turnovers sous le même nom. Le taux de sortie et la moyenne des entrées et des sorties ne donnent pas le même chiffre : le calculateur ci-dessus montre l’écart.
• Des mobilités comptées comme des départs. Un salarié qui change de société dans le groupe sort de la paie de l’une et entre dans celle de l’autre : ce n’est pas un départ pour le groupe.
• Un dénominateur flou pour l’absentéisme. Jours calendaires ou ouvrés, congés familiaux inclus ou non : le taux change nettement selon la convention retenue.
• Un budget de masse salariale divisé par douze. Le 13^e mois, les primes annuelles et la date des augmentations créent des pics. Le budget doit suivre le calendrier de la paie, sinon chaque mois affiche un écart qui n’en est pas un.
• Comparer la paie et la comptabilité sans réconciliation. Provisions pour congés payés, primes provisionnées, charges sur congés : la masse salariale comptable et celle du journal de paie diffèrent. Le tableau de bord affiche l’écart et l’explique.
• Des moyennes sur des groupes trop petits. Elles posent un problème de confidentialité et ne veulent rien dire : un départ dans une équipe de quatre fait 25 % de turnover.

Quand Power BI n’est pas la bonne réponse

Power BI sert à réunir plusieurs sources, à filtrer les données selon la personne connectée et à tout tenir à jour. Si vos chiffres sont tous dans un seul outil, son module de reporting suffit souvent. Cette grille aide à trancher.

Lors du premier appel, Datafuji vous dit franchement si le module de votre SIRH ou un tableur suffit.

Combien coûte un tableau de bord RH, et en combien de temps ?

Deux postes : la conception, payée une fois, et les licences Microsoft, payées chaque mois.

La conception : trois forfaits Datafuji

Chaque rapport est un forfait à prix fixe. Le prix dépend du nombre de pages et de sources, jamais du temps passé.

Le tableau de bord de direction de ce guide (deux pages, à partir de la paie et d’un budget Excel) entre dans le forfait Essentiel : 3 pages, 2 sources. Le pilotage RH et la masse salariale réunis (cinq pages, à partir de la paie, de la gestion des temps, du SIRH et des fichiers Excel) relèvent du forfait Pilotage : 6 pages, 4 sources. Les trois exemples ensemble, avec une sécurité par manager, relèvent du forfait Avancé.

Aucun acompte : chaque lot est facturé une fois validé. Tout écart au devis est corrigé sans frais, et une garantie de 30 jours couvre les anomalies après la recette. Le code, la documentation et les droits vous reviennent.

Les licences Microsoft

Pour partager un rapport, l’auteur et chaque lecteur ont besoin d’une licence Power BI Pro, à 12,10 € HT par utilisateur et par mois (paiement annuel). Si chaque manager consulte son équipe, chaque manager compte. Le détail des licences figure dans le guide Tableau de bord Power BI.

Le délai

Délai indicatif de 2 à 4 semaines selon le forfait, avec un point d’une heure chaque semaine. Le projet est découpé en lots, validés un par un. Le délai dépend surtout de vos accès et de vos définitions : un accès en lecture à la paie ou aux fichiers DSN, un budget de masse salariale à jour et la table des managers validée font gagner du temps.

Questions fréquentes

Une question sur votre tableau de bord RH ? Réservez 30 minutes avec Dylan Arnaud, fondateur de Datafuji.